W pułapce skrajności, czyli rzecz o "mailowej stopce"

Fotolia
Marka, prestiż, wizerunek, to jedne z najczęściej wymienianych pojęć w biznesie.... jednak czasem skupiając się na ich kardynalnych aspektach, zapominamy o pozornych drobiazgach, które mogą mieć znaczenie.

Jeśli czytając tytuł mojego postu, problem wydaje Ci się błahy, to przypomnij sobie te setki, może tysiące sytuacji w Twoim zawodowym i prywatnym życiu, kiedy podejmowałeś decyzję o wartości
i priorytecie, nadsyłanych zewsząd wiadomości za pośrednictwem elektronicznej poczty.

Co decydowało o ich losie?, Jakie informacje o ich adresacie były dla Ciebie najistotniejsze?


Etykieta Internetu (ang. network etiquette) to zbiór zasad określających reguły postępowania w sieci. Netykieta, bo tak się ją nazywa, powstała wraz z rozpowszechnieniem się internetowych narzędzi do komunikacji. Jej użytkownicy nieustannie tworzyli katalog zasad, które definiowały mniej lub bardziej doskonałe wzorce zachowania się w sieci. Z czasem korzystający,często popełniali podstawowe błędy.

Pojawiła się więc potrzeba spisania tych zasad.
Do dzisiaj, wielu ekspertów próbuje definiować owe zasady, jednak nie można mówić o jednym, zamkniętym ich zbiorze zasad. Komunikacja w sieci ciągle się zmienia, zmieniają się jego użytkownicy i ich pomysły na sposób zakodowania informacji.

Nie oznacza to jednak, że możemy popadać w różnorodne skrajności, które spotykamy w naszym komunikacyjnym doświadczeniu.

Stopka firmowa „jesteśmy niezwykli“,

Gdzie nadawca poza swoim skomplikowanym tytułem stanowiska w języku angielskim, wpisuje wszystkie spółki córki, wnuczki, etc. Dodaje informacje o porażająco wysokim kapitale zakładowym i danych rejestrowych, a na koniec zamieszcza kilkanaście wersów informacji ekologicznej, czego nie należy robić z otrzymanym mailem.
Czasem przy jednozdaniowej korespondencji może wydawać się dżunglą nadmiaru, z której trudno wyłuszczyć istotne informacje, zwłaszcza wtedy, kiedy organizacja nie jest nam znana, a sprawa w jakiej korespondujemy wymaga dotarcia do odpowiedniego poziomu decyzyjnego.

Gdy historia korespondencji z takim nadawcą trwa „historycznie“ odwołanie się do danych i faktów, wymaga uważnego prześledzenia gęstwiny zbędnych informacji. Irytacja wzbiera, a emocje rosną w nas, gdy poza cechami identyfikacyjnymi nadawcy świadczącymi jak dalece rozwiniętą reprezentuje organizację, nie znajdujemy ani cienia deklarowanych kompetencji, standardów i zasad obsługi klienta.

Stopka „śledź mnie wszędzie”

Ulubiony model wielbicieli czy wręcz maniaków maniaków social media, rodzi coraz to nowe pomysły ze strony jej nadawców. Znajdziemy tam wszystkie powiązania nadawcy z ... Facebook, Twitter, LinkedIn i adresy blogów. Zastanawiamy się czy taki poziom otwarcia nadawcy jest otwartymi drzwiami dla tzw. "stalkerów"

Stopka „mega-profesjonalna“

Stopki zawierające obrazki i filmiki, pełne opisów w formacie HTML, które nie wyświetlają się na wszystkich narzędziach pocztowych. Taki mail trafia często z tego powodu do SPAMU. A z powodu nadmiaru informacji w naszych skrzynkach i tak prawie nikt nie kliknie w to video.

Tak, stara zasada psychologiczna mówi o tym, że nadmiar informacji powoduje naszą niechęć do dalszego zaangażowania w jej poznanie, ale bez przesady .

Żadna skrajność jednak w tym zakresie nie jest dobra.

Gdy komunikacja, zwłaszcza w dobie jej nadmiaru, poszukuje sposobów wyróżnienia się, potrafi popadać w niezrozumiałe i niebezpieczne skrajności.

Ponieważ gdy otrzymuję maila pozbawionego istotnych cech identyfikujących nadawcę poza nazwiskiem, zwłaszcza jeśli reprezentuje on swoją organizację w określonej roli, czuję się równie zagubiona.

Dlaczego ? Z kilku prostych powodów !

Organizacja, to w miarę stała struktura obszarów działania, ról i odpowiedzialności. Ludzie na stanowiskach się zmieniają, ale ciągłość procesów realizacji celów i zadań zostaje podtrzymana. Zatem przysłowiowy Jan Kowalski, który dzisiaj zajmuje się moją sprawą i podpisuje się jedynie imieniem i nazwiskiem jest dla mnie bardzo enigmatycznym reprezentantem organizacji, z którą związane są moje sprawy. Gdyby jutro z wielu powodów (awans wewnętrzny, zwolnienie, przesunięcie w strukturze), zniknął ze ścieżki komunikacji wraz ze swoim adresem e-mail, trudno byłoby mi ustalić gdzie szukać dalszego rozwiązania mojego problemu.

Rozpoczynanie procesu komunikacyjnego „od początku“ nawet najbardziej zrównoważonego emocjonalnie człowieka, mogłaby przyprawić o niepotrzebny stres. Potencjalną organizację, która decyduje się na taki model identyfikacji swoich specjalistów, postawić wizerunkowo w bardzo niekorzystnym świetle, pomimo nawet najzręczniej formułowanych PR-owych deklaracji, w zakresie stosowanych standardów działania.

Ponadto, stopka mailowa nadawcy, pozbawiona znamion zakresu powierzonej mu przez organizację odpowiedzialności, w tym jego stanowiska, budzi poważne obawy odbiorcy. Bo właściwie kto się opiekuje moją sprawą? Jakie posiada uprawnienia? Czy jest uprawniony do podejmowania decyzji w mojej sprawie ? Czy stopień poufności danych, jakimi się posługujemy w procesie komunikacji mailowej trafia do właściwych kompetencji?

I jeśli nawet, nie szukając przysłowiowej „dziury w całym“ uda się nam szczęśliwie dotrzeć do satysfakcjonującego finału relacji, opartej na korespondencji mailowej, zawsze pozostaje co najmniej dziwne wrażenie, stawiające w wątpliwość dotychczasową ocenę organizacji, która stosuje z jakichś znanych sobie powodów opisany standard.

A jak się czuje nasz Jan Kowalski, jeśli nie mogąc używać znamion swojego stanowiska,
a tym samym reprezentować również poziomu swojego doświadczenia, posiadanych kompetencji, uprawnień staje w sytuacji braku zaufania odbiorcy. Czy posiada aż tak dużo czasu, żeby każdemu nadawcy cierpliwie tłumaczyć z czego wynika ten stan jego organizacyjnej identyfikacji? Czy postawiony w takim kontekście zdalnej relacji społecznej pracownik potrafi zbudować swój autorytet?

Zatem polecam! „minimum treści – maksimum informacji”, to zawsze doskonały standard. Nie popadajmy w skrajności. Będzie to również pracować na tak kosztowny wizerunek.
Trwa ładowanie komentarzy...